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企业(或公共机构)在考虑执行知识管理项目的时候往往头绪纷乱，不知从何处下手。 若要有效地进行知识管理需要几个基本的因素。第一，是人的因素；第二，是技术的因素；第三，是流程和制度的因素， 第四，则是内
容的因素。其中，人才的培养或引进依靠企业自身的文化建设，流程也要靠人来制定和执行， 而优质的内容和先进的技术则可以选择市场上比较成熟的产品和服务。
内容管理应该分为外部内容(信息)管理和内部内容(信息)管理两大块。。我同意中国人民大学张斌教授的说法， 启动最快的知识管理项目的途径是先考虑管理企业(或机构)的外部信息。。也就是说， 企业与机构收集外部知识，以填补本身知识的缺乏。 如何收集外部信息呢? 购买现有的集成数据库是比较简单和方便的方法。 比如说道琼斯旗下的Factiva集成数据库和Companies & Executives集成数据库是最适合中国企业及机构整合其外部信息和知识的工具。Factiva数据库是世界一流的全球动态新闻及商业数据库，收录了全球118个国家和地区以22种语言出版的10000多种信息资源。
收录的资源类型包括全球性报纸、期刊、杂志、新闻通讯，如《纽约时报》、《华盛顿邮报》、《金融时报》、《经济学人》、《外交杂志》、《哈佛商业评论》、《经济观察报》《中国企业家》等。其中还包括道琼斯与路透社的新闻通讯和华尔街日报等独家收录的资源。它的特点是多语言平台和紧跟Web2。0的步伐，在操作上简单易用。 Factiva 另一个独立的公司报告集成库，Companies & Executives数据库，主要收录来自邓百氏、标准普尔、DataMonitor， MarketResearch 和多家投资银行等权威机构的公司报告、行业报告、以及分析报告。
那么对外部信息的收集，储存，管理和学习究竟能为企业中哪些部门提供哪些帮助呢？
* 寻找商业机会：
公司的战略发展部（收购合并）、海外事业部、财务部或大客户部是否正在寻找和考察潜在的大客户，供应商， 合作伙伴或收购对象？通过外部信息的挖掘， 数据库可以帮你查找公司或机构通过媒体发布的当前及历史事件与评论，而公司报告集成库则可以提供权威的第三方机构撰写的详细公司报告及行业投资报告，从而使得企业对于目标公司或机构的认知更加全面和立体，增加其谈判砝码。
* 维护企业形象：
公司的市场部门、公共关系部门、投资者关系部门是否正在利用全球媒体监测企业的品牌与形象？外部的集成数据库收录的上万种新闻资源能够帮助你轻松监测全球媒体针对公司产品、品牌、管理层、股价等全方位的报道与评论，提供即时信息为您维护企业形象。
* 获得竞争情报：
公司的竞争情报部门是否正在努力为公司获取有关行业、竞争对手公司全方位、前瞻性情报？外部集成数据库中包含大量的大众媒体及行业出版物，能够帮助您及时掌握相关行业的最新发展趋势；公司报告集成数据库收录的公司报告、行业报告以及公司管理层信息则能够帮助您更加深入及时地了解竞争对手情报，从而增强企业的竞争力，降低企业运营风险。
光收集外部知识而忽略内部知识的挖掘和整理是很不明智的。 外部的集成信息应该是对企业或机构的整体知识架构的一种补充。 内部信息或知识才是企业或机构值得保留和传递的宝库。 很多需要用知识的积累来维护可持续发展的企业或机构， 象咨询公司，研究院所，软件公司等机构尤其需要做内部信息管理! 世界自从有了计算机和互连网以后，电子化进程就一发不可收拾。
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